先确定人数，再问每个人希望怎样相处
安排茶聚时，先确定最多会来几个人，以及这次以闲谈、共读还是讨论为主。人数决定需要协调多少种习惯，目的决定桌面应该留给茶杯、书本还是电脑。先问人的需要，比先找一张好看的图片更有用。
邀请时不必一次解决所有细节，但要区分已经确定与仍可商量的事项。例如日期已定、停留时间还可调整，就把两件事分别说明。下表是准备示例，不表示某处场地的实际容量。
| 需要了解 | 2人小坐示例 | 4人茶聚示例 |
|---|---|---|
| 饮品习惯 | 两人分别说喜欢与想避开的味道 | 由一人收集四人的偏好，不替别人决定 |
| 桌面任务 | 聊天为主，是否需要放一本书 | 是否共读；茶具与纸笔分开放 |
| 停留时间 | 先约一个大致结束点 | 确认是否有人晚到或提前离开 |
| 待确认条件 | 座位与饮品安排 | 人数上限、桌椅与具体费用 |
坐下之前，检查三个位置
第一看进出座位的通道：起身是否需要别人反复挪动。第二看茶具：递杯与添水是否越过电脑或书本。第三看视线：说话或阅读时是否需要持续转身、眯眼。这里是观察提示，不替代场所的安全或无障碍条件说明。
把模糊邀请写成容易回应的话
与其只问“周末喝茶吗”，可以提供一个可以确认的起点。下面的文字可按实际安排修改，没有确定的条件保留为待确认。
想约你周末一起喝茶，预计两人，主要聊近况。开始时间和停留多久可以商量。你平时偏清淡还是浓一些，有没有希望避开的饮品或茶点？座位与费用确认后我再把信息发给你。
给变动留一个更新方式
如果人数变化，不必重发一大段邀请。只说明变化项目、它影响什么，以及谁负责重新确认。已经确认的场所信息应由实际提供方核实，再同步给同行者；网上配图不代表现场可用状态。